Intern Operations Platform
Skræddersyet opgavestyringssystem der erstatter rodede processer med ét samlet overblik.
Vi betalte per seat for et standard projektstyringsværktøj. Det virkede - men vi betalte for features vi ikke brugte, manglede features vi faktisk havde brug for, og prisen voksede hver gang vi tilføjede et nyt teammedlem. Vi havde ingen kontrol over systemet og ingen vej til at tilpasse det til præcis den måde vi arbejder på.
Vi byggede Alpha One - vores eget interne operations-system. Bygget fra bunden til præcis vores workflow. Opgaver, kunder, projekter, tid og økonomi samlet ét sted. Vi ejer det selv, drifter det selv og kan tilføje nye features når vi vil - uden at spørge nogen om lov.
Platformen er bygget op omkring et centralt dashboard der giver hvert teammedlem et personligt overblik over deres dag. Prioriterede opgaver, kommende deadlines og teamaktivitet - alt samlet uden at skulle skifte vindue.
Klient- og projektstyring er tænkt ind fra bunden. Hver kunde har en profil med kontaktinfo, igangværende projekter, historik og noter. Når en ny opgave oprettes, knyttes den automatisk til den rette klient og det rette projekt.
Tidsregistrering sker direkte på opgaveniveau. Ingen separate timesedler - bare ét klik, og tiden registreres. Det giver et præcist billede af hvor tiden faktisk går hen, og om projekter holder sig inden for budget.
Systemet har et fuldstændigt rollebaseret adgangssystem. Ledelsen ser det store billede med KPI'er og budgetter. Projektledere ser deres teams. Medarbejdere ser kun deres egne opgaver og relevante projekter.
Hvad systemet kan
Personligt dashboard
Hver medarbejder ser kun det der er relevant - prioriterede opgaver, deadlines og teamopdateringer samlet ét sted.
Klient- og projektstyring
Alle kunder, kontaktpersoner og projekter samlet med fuld historik. Intet falder mellem to stole.
Tidsregistrering
Integreret tidsregistrering knyttet direkte til opgaver og projekter - ingen separate timesedler.
Automatiske notifikationer
Teamet får besked når deadlines nærmer sig, opgaver skifter status, eller nogen nævner dem.
Budgetter og økonomi
Realtidsoverblik over projektbudgetter, faktiske timer og profitabilitet per klient.
Roller og rettigheder
Forskellige adgangsniveauer for ledelse, projektledere og medarbejdere - alle ser kun det de skal.
Før vs. efter
Tidligere system
- Betalte per seat - prisen voksede med teamet
- Manglende features vi ikke selv kunne tilføje
- Generisk system tilpasset til os - ikke bygget til os
- Ingen kontrol over data eller fremtidige opdateringer
- Opgaver gik tabt mellem systemer
Alpha One
- Fast intern driftsomkostning uanset teamstørrelse
- Nye features bygges når vi har brug for dem
- Bygget præcis til den måde vi arbejder
- Vi ejer systemet og alle data 100%
- Nul tabte opgaver siden lancering
Fra idé til lancering
Kortlægning
Vi mappede alle eksisterende workflows, identificerede flaskehalse og definerede krav.
Design og prototype
Interaktiv prototype med fokus på daglig brug - testet af hele teamet inden udvikling.
Udvikling
Platformen blev bygget iterativt med ugentlige demos og feedback-loops.
Migration og lancering
Alle data blev migreret fra det tidligere system, og teamet skiftede over på én dag.
Vi gik fra at betale per seat for et system der ikke var vores til at eje vores eget - skræddersyet til præcis den måde vi arbejder. Det er den bedste investering vi har lavet i vores interne drift.
Flere tusinde kroner sparet per måned sammenlignet med vores tidligere per-seat abonnement. Nul tabte opgaver siden lancering. Fuld kontrol over egne data, features og fremtidig udvikling - ingen vendor lock-in.
Vil du have en lignende løsning?
Book en gratis snak, og vi finder ud af, hvad vi kan bygge for jer.
Snak med os