Et lille CRM til værkstedet Car-Team
Car-Team er et dæk- og autoværksted i Hammel med 12 medarbejdere. Kontakter og noter lå i regneark og i hovederne på folk. alpha.ai byggede et lille internt system med tre kartoteker i stedet for et fuldt CRM. Oplysninger arkiveres i stedet for at blive slettet, så intet forsvinder.
Car-Team er et lokalt dæk- og autoværksted i Hammel ved Aarhus med 12 medarbejdere. Oplysninger om leverandører, samarbejdspartnere og interne noter lå i regneark og i hovederne på medarbejderne. Et fuldt CRM ville være at skyde gråspurve med kanoner. Behovet var enkelt: kontaktlister, man kan stole på, og noter, alle kan læse.
Vi byggede en enkel intern webapplikation med tre kartoteker: leverandører af varer, samarbejdspartnere omkring driften og personale, hvor det sidste kun er for administratorer. Alle tre fungerer ens: en liste med søgning på tværs af felter og en detaljevisning, der glider ind fra siden. Systemet er på dansk og har Car-Teams egen branding.
Ikke alle virksomheder har brug for et stort CRM med pipeline, kampagner og rapporter. Car-Team havde brug for tre gode kartoteker. Så det er, hvad systemet er: leverandører, samarbejdspartnere og personale, vist på samme måde, så man kun skal lære én skærm at kende.
I hverdagen handler det om at finde tingene hurtigt. Søgningen går på tværs af alle felter, detaljerne glider ind fra siden, og noterne på hver post kan alle redigere. Foretrukne leverandører er markeret, og intet slettes: poster arkiveres, så historikken bliver, og alt kan eksporteres til Excel.
Systemet er bygget til at kunne ændres. Felterne i de tre kartoteker er beskrevet som en liste, systemet læser, i stedet for at være kodet ind hver for sig. Når Car-Team vil have et nyt felt på leverandørkortet, er det én linje, ikke en ny formular, en ny tabel og en ny dialog.
Adgangen er styret: personalekartoteket er kun for administratorer, nye brugere skal skifte adgangskode ved første login, og nulstilling af adgangskode foregår på dansk. Systemet kører på Cloudflare og Supabase.
Hvad systemet kan
Tre kartoteker
Leverandører af varer, samarbejdspartnere omkring driften og personale. Personalekartoteket er kun for administratorer.
Søgning på tværs af felter
Én søgning finder på tværs af alle felter i listen, og detaljerne glider ind fra siden uden at man forlader listen.
Noter alle kan redigere
Hver post har noter, som alle medarbejdere kan læse og redigere. Viden bliver ikke siddende hos én person.
Foretrukne leverandører
Leverandører kan markeres som foretrukne, så det er tydeligt, hvem man plejer at handle med.
Arkivering og Excel
Poster arkiveres frem for at blive slettet, så historikken ikke forsvinder. Alt kan eksporteres til Excel.
Brugere og adgang
Brugeradministration med tvungent skift af adgangskode ved første login og nulstilling af adgangskode på dansk.
Før vs. efter
Før systemet
- Leverandører og samarbejdspartnere i regneark
- Viden i hovederne på medarbejderne
- Noter, der kun én person kendte
- Intet samlet overblik over personaleoplysninger
Med systemet
- Tre kartoteker ét sted, på dansk og med Car-Teams branding
- Søgning på tværs af alle felter
- Noter, alle kan læse og redigere
- Personaleoplysninger kun for administratorer
- Arkivering frem for sletning, og eksport til Excel
Car-Team har fået ét sted til de oplysninger, der før lå spredt. Alle kan finde en leverandør eller en samarbejdspartner på få sekunder og se de noter, kollegerne har skrevet. Intet forsvinder, fordi poster arkiveres i stedet for at blive slettet. Og fordi systemet kun indeholder det, Car-Team faktisk bruger, er det let at gå til for alle på værkstedet.
