Scouting Database
En skræddersyet scouting-platform til Vejle Boldklub, bygget på 5 uger med AI indbygget i kernen. Erstatter et tungt regneark med struktur, automatik og intelligent dataanalyse.
Før platformen samlede Vejle Boldklub al deres scouting-data i ét Google Sheet. Scouts kunne ikke selv skrive ind i arket. De observerede kampe, tog noter og sendte derefter deres rapporter videre til admin, som så brugte mange timer hver uge på at taste alle rapporterne ind i regnearket i hånden. Kampe på DBU's hjemmeside skulle findes og kopieres manuelt. Tilsigelses-PDF'er fra DBU skulle læses igennem og indtastes på samme måde. Og når en scout blev sendt ud til en partnerklub, foregik kommunikationen på SMS eller mail, skrevet i hånden hver gang. Det meste manuelle arbejde landede hos admin, og det skalerede ikke længere.
Vi byggede en skræddersyet web-platform med AI i kernen, leveret på 5 uger. Ved at bruge AI-assisteret kodning som en del af vores egen udviklingsproces kunne vi levere et system der normalt ville tage flere måneder. AI er ikke et add-on i platformen, det er indbygget de steder hvor det skaber værdi: rapportanalyse, dokument-parsing, spiller-matching og DBU-kampimport. Oven i det automatiserede vi klub-kommunikationen, så partnerklubber får besked når en VB-scout kommer ud, efter admin har godkendt mailen.
Hele projektet er et eksempel på hvordan alpha.ai bygger systemer hurtigere og smartere end traditionelle leverandører. Ved at bruge AI som en aktiv del af vores egen udviklingsproces, både kodning, refaktorering og test, leverede vi en fuldt skræddersyet platform på 5 uger. Det er ikke et template-system, men bygget specifikt til Vejle Boldklubs scouting-workflow.
AI er indbygget de steder hvor det skaber reel værdi. Når flere scouts har rapporteret på samme spiller, opsummerer AI vurderingerne til ét samlet billede og udtrækker de nøgleord der går igen på tværs af rapporterne. Chefscout får essensen uden at skulle læse alt. AI ændrer aldrig ratings eller spillerdata på egen hånd, det fungerer som analyseværktøj og ikke som beslutningstager.
DBU-integrationen var et af de største manuelle arbejdspunkter, vi fjernede. Kampoversigter og individuelle kampe hentes direkte fra DBU's hjemmeside og oprettes som scoutingopgaver i systemet, klar til at blive fordelt ud til scoutsne på en struktureret måde, så der ikke længere går kampe eller data tabt. Tilsigelses-PDF'er fra DBU uploades og parses automatisk: AI læser dokumentet, udtrækker spillerdata, matcher mod eksisterende profiler i databasen og opretter nye spillere hvor der ikke er match.
En af de fede detaljer i systemet er klub-kommunikationen. Når Vejle sender en scout ud til en af deres partnerklubber, har admin på forhånd oprettet en kontaktperson i klubben. I det øjeblik scouten tildeles kampen, enten af admin eller ved at scouten selv tager opgaven, klargør systemet automatisk en e-mail til kontaktpersonen med kamp og dato. Mailen sendes først når admin har godkendt den. Det giver struktur og fart i kommunikationen, samtidig med at admin bevarer kontrollen over hvad der ryger ud.
Bagved det hele ligger et solidt godkendelsesflow på rapporterne. Scouts skriver efter et fast skema med numerisk rating, position og foretrukket ben, men intet påvirker spillerens profil før admin har godkendt rapporten. Det giver Vejle kontrol over datakvaliteten og sikrer at databasen forbliver ensartet, modsat det gamle regneark, hvor scouts ikke selv havde adgang til at skrive ind, og hvor admin manuelt skulle samle hele billedet.
Hvad systemet kan
AI-rapportanalyse
AI opsummerer flere rapporter på samme spiller til ét samlet billede og udtrækker tilbagevendende nøgleord fra scouts' kommentarer. Chefscout får essensen uden at læse alt.
AI-parsing af DBU-dokumenter
Tilsigelses-PDF'er fra DBU uploades og parses automatisk af AI. Systemet matcher spillere mod eksisterende profiler eller opretter dem som nye, uden manuel indtastning.
DBU-kampimport via AI
Kampoversigter og individuelle kampe hentes direkte fra DBU's hjemmeside og oprettes som scoutingopgaver i systemet, klar til at fordele ud til scoutsne.
Automatisk klub-kontakt med godkendelse
Når en scout tildeles en kamp, klargøres en e-mail til partnerklubbens kontaktperson med kamp, dato og spillere. Admin godkender den inden den sendes.
Strukturerede rapporter med godkendelsesflow
Ensartet rapportskema med numerisk rating, position og foretrukket ben. Alle rapporter går gennem admin-godkendelse før de påvirker spillerens profil.
Søgbar spillerdatabase
Erstatter regnearket med en central database. Filtrering på årgang, klub, position og rating, med fuld rapporthistorik, snit-rating og AI-nøgleord pr. spiller.
Før vs. efter
Før platformen
- Alt scouting-data samlet i ét Google Sheet
- Scouts afleverede deres rapporter til admin, der brugte mange timer på manuel indtastning
- Kampe blev fundet og kopieret manuelt fra DBU's hjemmeside
- DBU-PDF'er blev læst og indtastet i hånden
- Klub-kommunikation blev skrevet i hånden hver gang
- Intet godkendelsesflow og ingen samlet kvalitetskontrol af data
Med platformen
- Skræddersyet platform med AI indbygget i kernen
- Scouts skriver selv rapporter direkte i et fast skema
- DBU-kampe importeres automatisk og fordeles til scouts
- AI parser DBU-PDF'er og matcher spillere automatisk
- Klub-mails klargøres automatisk, admin godkender før afsendelse
- Alle rapporter gennem admin-godkendelse før de tæller
Fra idé til lancering
Discovery
Vi mødtes med Vejle Boldklub, lyttede til hvordan scoutingarbejdet foregik i dag, og fik kortlagt mål, smertepunkter og ønsker til det nye system.
Kravspecifikation og tilbud
På baggrund af discovery skrev vi en kravspecifikation der beskrev hele løsningen i detaljer, og lagde et tilbud ud sammen med den.
Roadmap og opgaver
Da kravspecifikationen var godkendt, lavede vi et roadmap for projektet og brød det ned i konkrete opgaver der passede på det.
Produktion
Selve udviklingen af platformen. Funktion for funktion, med AI-assisteret kodning som en del af processen, så vi kunne holde tempoet uden at gå på kompromis med kvaliteten.
Intern test og tilpasning
Når systemet var bygget færdigt, kørte vi en intern testfase hvor vi tilpassede detaljer og rettede småting før det kom ud til kunden.
Prøvekørsel hos kunden
Vejle Boldklub fik systemet i hænderne og prøvekørte det i deres egen hverdag. Vi indsamlede feedback og justerede løbende.
Overdragelse
Med systemet stabilt og kunden klar overdrog vi platformen til Vejle Boldklub som færdig løsning, klar til daglig drift.
Det tunge regneark er afløst af ét struktureret system. Scouts skriver nu selv deres rapporter direkte ind efter et fast skema, AI opsummerer på tværs af rapporter, og DBU-data flyder ind automatisk. Admin slipper for de mange timers manuel indtastning hver uge. Klubben ejer platformen 100 % og fik hele løsningen leveret på 5 uger, takket være alpha.ai's AI-drevne udviklingsproces.
Vil du have en lignende løsning?
Book en gratis snak, og vi finder ud af, hvad vi kan bygge for jer.
Snak med os