Intern operationsplattform
Ett skräddarsytt uppgiftssystem som ersätter röriga processer med en samlad överblick.
Vi betalade per användare för ett standardverktyg för projektstyrning. Det fungerade - men vi betalade för funktioner vi inte använde, saknade funktioner vi faktiskt behövde, och priset växte varje gång vi lade till en ny teammedlem. Vi hade ingen kontroll över systemet och inget sätt att anpassa det exakt till hur vi arbetar.
Vi byggde Alpha One - vårt eget interna operationssystem. Byggt från grunden för exakt vårt arbetsflöde. Uppgifter, kunder, projekt, tid och ekonomi samlat på ett ställe. Vi äger det själva, driver det själva och kan lägga till nya funktioner när vi vill - utan att be någon om lov.
Plattformen är byggd kring en central dashboard som ger varje teammedlem en personlig överblick över sin dag. Prioriterade uppgifter, kommande deadlines och teamaktivitet - allt samlat utan att behöva byta fönster.
Kund- och projektstyrning är inbyggt från grunden. Varje kund har en profil med kontaktinfo, pågående projekt, historik och anteckningar. När en ny uppgift skapas kopplas den automatiskt till rätt kund och rätt projekt.
Tidrapportering sker direkt på uppgiftsnivå. Inga separata tidrapporter - bara ett klick och tiden registreras. Det ger en exakt bild av vart tiden faktiskt tar vägen och om projekten håller sig inom budget.
Systemet har ett fullständigt rollbaserat åtkomstsystem. Ledningen ser helheten med KPI:er och budgetar. Projektledare ser sina team. Medarbetare ser bara sina egna uppgifter och relevanta projekt.
Vad systemet gör
Personlig dashboard
Varje medarbetare ser bara det som är relevant - prioriterade uppgifter, deadlines och teamuppdateringar samlat på ett ställe.
Kund- och projektstyrning
Alla kunder, kontaktpersoner och projekt samlade med full historik. Inget faller mellan stolarna.
Tidrapportering
Integrerad tidrapportering kopplad direkt till uppgifter och projekt - inga separata tidrapporter.
Automatiska notiser
Teamet får besked när deadlines närmar sig, uppgifter byter status eller någon nämner dem.
Budget och ekonomi
Realtidsöverblick över projektbudgetar, faktiska timmar och lönsamhet per kund.
Roller och rättigheter
Olika åtkomstnivåer för ledning, projektledare och medarbetare - alla ser bara det de behöver.
Före vs. efter
Tidigare system
- Betalade per användare - priset växte med teamet
- Saknade funktioner vi inte själva kunde lägga till
- Generiskt system anpassat till oss - inte byggt för oss
- Ingen kontroll över data eller framtida uppdateringar
- Uppgifter försvann mellan system
Alpha One
- Fast intern driftskostnad oavsett teamstorlek
- Nya funktioner byggs när vi behöver dem
- Byggt exakt för hur vi arbetar
- Vi äger systemet och all data till 100 %
- Noll tappade uppgifter sedan lansering
Från idé till lansering
Kartläggning
Vi kartlade alla befintliga arbetsflöden, identifierade flaskhalsar och definierade krav.
Design och prototyp
Interaktiv prototyp med fokus på daglig användning - testad av hela teamet innan utvecklingen startade.
Utveckling
Plattformen byggdes iterativt med veckovisa demos och feedbackloopar.
Migrering och lansering
All data migrerades från det tidigare systemet och teamet bytte över på en enda dag.
Vi gick från att betala per användare för ett system som inte var vårt till att äga vårt eget - skräddarsytt exakt för hur vi arbetar. Det är den bästa investering vi gjort i vår interna drift.
Flera tusen kronor sparade per månad jämfört med vårt tidigare abonnemang per användare. Noll tappade uppgifter sedan lansering. Full kontroll över egna data, funktioner och framtida utveckling - ingen vendor lock-in.
Vill du ha en liknande lösning?
Boka ett kostnadsfritt samtal, och vi tar reda på vad vi kan bygga för er.
Prata med oss