Ett litet CRM för verkstaden Car-Team
Car-Team är en däck- och bilverkstad i Hammel i Danmark med 12 anställda. Kontakter och anteckningar låg i kalkylblad och i huvudet på folk. alpha.ai byggde ett litet internt system med tre register i stället för ett fullständigt CRM. Uppgifter arkiveras i stället för att raderas, så ingenting försvinner.
Car-Team är en lokal däck- och bilverkstad i Hammel nära Aarhus med 12 anställda. Uppgifter om leverantörer, samarbetspartner och interna anteckningar låg i kalkylark och i huvudet på medarbetarna. Ett fullt CRM hade varit att skjuta mygg med kanon. Behovet var enkelt: kontaktlistor man kan lita på och anteckningar alla kan läsa.
Vi byggde en enkel intern webbapplikation med tre register: leverantörer av varor, samarbetspartner kring driften och personal, där det sista bara är för administratörer. Alla tre fungerar likadant: en lista med sökning över alla fält och en detaljvy som glider in från sidan. Systemet är på danska och har Car-Teams egen branding.
Alla företag behöver inte ett stort CRM med pipeline, kampanjer och rapporter. Car-Team behövde tre bra register. Så det är vad systemet är: leverantörer, samarbetspartner och personal, visade på samma sätt, så att det bara finns en skärm att lära sig.
I vardagen handlar det om att hitta saker snabbt. Sökningen går över alla fält, detaljerna glider in från sidan och anteckningarna på varje post kan alla redigera. Favoritleverantörer är markerade och inget raderas: poster arkiveras så att historiken finns kvar, och allt kan exporteras till Excel.
Systemet är byggt för att kunna ändras. Fälten i de tre registren beskrivs som en lista som systemet läser, i stället för att kodas in var för sig. När Car-Team vill ha ett nytt fält på leverantörskortet är det en rad, inte ett nytt formulär, en ny tabell och en ny dialog.
Åtkomsten är styrd: personalregistret är bara för administratörer, nya användare måste byta lösenord vid första inloggningen och återställning av lösenord sker på danska. Systemet körs på Cloudflare och Supabase.
Vad systemet gör
Tre register
Leverantörer av varor, samarbetspartner kring driften och personal. Personalregistret är bara för administratörer.
Sökning över alla fält
En sökning letar över alla fält i listan, och detaljerna glider in från sidan utan att man lämnar listan.
Anteckningar alla kan redigera
Varje post har anteckningar som alla medarbetare kan läsa och redigera. Kunskapen stannar inte hos en person.
Favoritleverantörer
Leverantörer kan markeras som favoriter, så att det är tydligt vem man brukar handla av.
Arkivering och Excel
Poster arkiveras i stället för att raderas, så att historiken inte försvinner. Allt kan exporteras till Excel.
Användare och åtkomst
Användaradministration med tvingat byte av lösenord vid första inloggningen och återställning av lösenord på danska.
Före vs. efter
Före systemet
- Leverantörer och samarbetspartner i kalkylark
- Kunskap i huvudet på medarbetarna
- Anteckningar bara en person kände till
- Ingen samlad överblick över personaluppgifter
Med systemet
- Tre register på ett ställe, på danska och med Car-Teams branding
- Sökning över alla fält
- Anteckningar alla kan läsa och redigera
- Personaluppgifter bara för administratörer
- Arkivering i stället för radering, och export till Excel
Car-Team har fått ett ställe för de uppgifter som tidigare låg utspridda. Alla kan hitta en leverantör eller en samarbetspartner på några sekunder och se anteckningarna kollegorna har skrivit. Inget försvinner, eftersom poster arkiveras i stället för att raderas. Och eftersom systemet bara innehåller det Car-Team faktiskt använder är det lätt för alla i verkstaden att komma igång.
