Scoutingplattform
En skräddarsydd scoutingplattform för Vejle Boldklub, byggd på 5 veckor med AI i kärnan. Den ersätter ett tungt kalkylblad med struktur, automatisering och intelligent dataanalys.
Före plattformen samlade Vejle Boldklub all scoutingdata i ett enda Google Sheet. Scouts kunde inte själva skriva in i arket. De observerade matcher, tog anteckningar och skickade sedan sina rapporter vidare till admin, som lade många timmar varje vecka på att skriva in allt för hand. Matcher på DBU:s webbplats behövde hittas och kopieras manuellt. Uttagnings-PDF:er från DBU lästes igenom och matades in på samma sätt. Och när en scout skickades till en partnerklubb skedde kommunikationen via sms eller mejl, skrivna manuellt varje gång. Det mesta manuella arbetet hamnade hos admin och det skalade inte längre.
Vi byggde en skräddarsydd webbplattform med AI i kärnan, levererad på 5 veckor. Genom att använda AI-assisterad kodning som en del av vår egen utvecklingsprocess kunde vi leverera ett system som normalt skulle ta flera månader. AI är inte ett tillägg i plattformen - det är inbyggt där det skapar värde: rapportanalys, dokumenttolkning, spelarmatchning och DBU-matchimport. Utöver det automatiserade vi klubbkommunikationen, så partnerklubbar får besked när en VB-scout är på väg, efter att admin har godkänt mejlet.
Hela projektet är ett exempel på hur alpha.ai bygger system snabbare och smartare än traditionella leverantörer. Genom att använda AI som en aktiv del av vår egen utvecklingsprocess - både kodning, refaktorering och test - levererade vi en fullt skräddarsydd plattform på 5 veckor. Det är inget templatesystem, utan byggt specifikt för Vejle Boldklubs scoutingflöde.
AI är inbyggt där det skapar verkligt värde. När flera scouter har rapporterat om samma spelare sammanfattar AI bedömningarna till en samlad bild och lyfter fram de nyckelord som återkommer på tvärs av rapporterna. Chefsscouten får essensen utan att behöva läsa allt. AI ändrar aldrig rating eller spelaruppgifter på egen hand - det fungerar som analysverktyg, inte beslutsfattare.
DBU-integrationen tog bort en av de största manuella flaskhalsarna. Matchöversikter och enskilda matcher hämtas direkt från DBU:s webbplats och omvandlas till scoutinguppgifter i systemet, redo att fördelas till scouterna på ett strukturerat sätt så att matcher och data inte längre tappas bort. Uttagnings-PDF:er från DBU laddas upp och tolkas automatiskt: AI läser dokumentet, extraherar spelaruppgifter, matchar dem mot befintliga profiler i databasen och skapar nya spelare där det inte finns någon träff.
En av de smartaste detaljerna i systemet är klubbkommunikationen. När Vejle skickar en scout till en partnerklubb har admin redan lagt in en kontaktperson i klubben. I samma ögonblick som scouten tilldelas matchen - antingen av admin eller genom att själv ta uppgiften - förbereder systemet automatiskt ett mejl till kontaktpersonen med match och datum. Mejlet skickas först när admin har godkänt det. Det ger struktur och fart i kommunikationen samtidigt som admin behåller kontrollen över vad som går ut.
Bakom allt ligger ett starkt godkännandeflöde för rapporterna. Scouts skriver efter ett fast schema med numerisk rating, position och föredragen fot, men inget påverkar spelarens profil förrän admin har godkänt rapporten. Det ger Vejle kontroll över datakvaliteten och håller databasen konsekvent, till skillnad från det gamla kalkylbladet där scouter inte själva kunde skriva in data och admin fick pussla ihop helhetsbilden manuellt.
Vad systemet gör
AI-analys av rapporter
AI sammanfattar flera rapporter om samma spelare till en gemensam bild och plockar ut återkommande nyckelord från scoutkommentarer. Chefsscouten får essensen utan att läsa allt.
AI-tolkning av DBU-dokument
DBU:s uttagnings-PDF:er laddas upp och tolkas automatiskt av AI. Systemet matchar spelare mot befintliga profiler eller skapar nya, helt utan manuell inmatning.
DBU-matchimport via AI
Matchöversikter och enskilda matcher hämtas direkt från DBU:s webbplats och omvandlas till scoutinguppgifter i systemet, redo att fördelas till scouterna.
Automatisk klubbkontakt med godkännande
När en scout tilldelas en match förbereds ett mejl till partnerklubbens kontaktperson med match, datum och spelare. Admin godkänner innan det skickas.
Strukturerade rapporter med godkännandeflöde
Standardiserat rapportschema med numerisk rating, position och föredragen fot. Varje rapport går via admin innan den påverkar spelarens profil.
Sökbar spelardatabas
Ersätter kalkylbladet med en central databas. Filtrera på årgång, klubb, position och rating, med full rapporthistorik, snittrating och AI-nyckelord per spelare.
Före vs. efter
Före plattformen
- All scoutingdata samlad i ett Google Sheet
- Scouts lämnade rapporter till admin som lade många timmar på manuell inmatning
- Matcher hittades och kopierades manuellt från DBU:s webbplats
- DBU-PDF:er lästes och matades in för hand
- Klubbkommunikation skrevs manuellt varje gång
- Inget godkännandeflöde och ingen samlad kvalitetskontroll av data
Med plattformen
- Skräddarsydd plattform med AI i kärnan
- Scouts skriver själva rapporter direkt i ett fast schema
- DBU-matcher importeras automatiskt och fördelas till scouter
- AI tolkar DBU-PDF:er och matchar spelare automatiskt
- Klubbmejl förbereds automatiskt, admin godkänner före utskick
- Alla rapporter går via admin-godkännande innan de räknas
Från idé till lansering
Discovery
Vi träffade Vejle Boldklub, lyssnade på hur scoutingarbetet fungerade idag och kartlade mål, smärtpunkter och önskemål för det nya systemet.
Kravspecifikation och offert
Utifrån discovery skrev vi en kravspecifikation som beskrev hela lösningen i detalj och tog fram ett offertunderlag.
Roadmap och uppgifter
När kraven var godkända byggde vi en roadmap för projektet och bröt ner den i konkreta uppgifter.
Produktion
Själva utvecklingen av plattformen. Funktion för funktion, med AI-assisterad kodning som en del av processen, så att vi kunde hålla tempot utan att kompromissa med kvaliteten.
Intern test och finjustering
När systemet var byggt körde vi en intern testfas där vi justerade detaljer och rättade mindre problem innan kunden fick det.
Testkörning hos kunden
Vejle Boldklub fick systemet i händerna och testkörde det i sin egen vardag. Vi samlade in feedback och justerade löpande.
Överlämning
När systemet var stabilt och kunden redo överlämnade vi plattformen till Vejle Boldklub som en färdig lösning, redo för daglig drift.
Det tunga kalkylbladet har ersatts av ett strukturerat system. Scouts skriver nu själva sina rapporter direkt i plattformen enligt ett fast schema, AI sammanfattar på tvärs av rapporter och DBU-data flödar in automatiskt. Admin slipper de många timmarna av manuell inmatning varje vecka. Klubben äger plattformen till 100 % och fick hela lösningen levererad på 5 veckor tack vare alpha.ai:s AI-drivna utvecklingsprocess.
Vill du ha en liknande lösning?
Boka ett kostnadsfritt samtal, och vi tar reda på vad vi kan bygga för er.
Prata med oss